Tämä artikkeli on tehty yhteistyössä One4all kanssa. Alkuperäisen jutun voit lukea täältä.  

Digitaalisten asumisen palveluiden kysyntä on kasvussa

Trio Isännöinti edustaa dynaamista uuden ajan isännöintitoimistoa, jossa tehdään isännöintiä modernilla otteella. Turkulainen Trio Isännöinti on käyttänyt digitaalisia One4allin asukasviestinnän palveluita isännöimissään kohteissa kesästä 2023 alkaen ja ohjaa nyt kaikkia isännöimiään taloyhtiöitä innokkaasti vastuullisten digipalvelujen piiriin.

Haastattelimme Trio Isännöinnin toimitusjohtajaa Henri Kauhalaa ja hallintopäällikkö Annika Virkkalaa digipalveluiden käytöstä ja hyödyistä. Henri ja Annika toimivat molemmat myös isännöitsijöinä.

Trio Isännöinnissä digitaalisuus on lisännyt viestintää 

Trio Isännöinnissä tiedotteita jaetaan nykyisin entistä matalammalla kynnyksellä, kun ei tarvitse miettiä, onko asia tarpeeksi “iso” viestittäväksi. Aiemmin prosessi oli varsin työläs: tehtiin tiedote koneella, tulostettiin tiedotteet ja kutsuttiin huoltomies hakemaan ne. Tämän jälkeen huoltomies ajoi kohteille ja kävi jakamassa tiedotteet rappuihin tai asuntoihin – tai molempiin. Tästä kaikesta tuli paljon kustannuksia, kun taas digiviestinnässä kulut ovat samat, riippumatta tiedotteiden määrästä.

“Enää ei tarvitse kysyä hallitukselta, voiko jostakin asiasta tiedottaa – siinä ajassa on jo tiedote tehtynä ja kaikkien nähtävillä porrasnäytöillä. Osakkaiden on tärkeää olla ajan tasalla ihan kaikista asioista, eikä vain niistä isoimmista”, toteaa Annika.

Valtaosa asukkaista toivoo digitaalisia asumisen palveluita

Trio Isännöinnillä koetaan, että uudistuksiin ja muutoksiin, kuten digipalveluiden käyttöönottoon, suhtaudutaan taloyhtiöissä vaihtelevasti. Tärkeää on, että taloyhtiössä löytyy motivaatio muutokseen. Taustalla voi olla pelkoa uuteen toimintatapaan hyppäämisestä, ja huolta vanhempien asukkaiden kyvyistä käyttää uusia palveluita.

“Digipalveluiden rinnalla voidaan osaa asukkaista palvella edelleen myös esimerkiksi puhelimitse, kuten ennenkin. Valtaosa asukkaista kuitenkin odottaa ja toivoo nykyaikaisia ratkaisuja, joten niitä on todella tärkeä tarjota”, Annika sanoo. “Meillä on myös tavoitteena paperiton toimisto ja vastuullinen liiketoiminta, joten haluamme ohjata mahdollisimman monen taloyhtiön käyttämään digipalveluita”, Annika jatkaa.

“Onneksi tänä päivänä on paljon taloyhtiöitä, joissa ollaan kiinnostuneita kehittämisestä, eikä tehdä vain sitä minimiä. On selkeä halu kehittää taloyhtiötä, parantaa asioita ja pitää paikat kaikkinensa hyvässä kunnossa. Myös ennaltaehkäisevää suhtautumista löytyy, eli kiinteistöä korjataan ja pidetään kokonaisuudessaan kunnossa”, Henri kertoo.

Digitaalisuuden hyödyt ja mahdollisuudet taloyhtiössä

Henri ja Annika pohtivat myös sitä, että monessa taloyhtiössä ei ehkä tiedosteta, mitä kaikkia mahdollisuuksia olisi tarjolla. On totuttu vähäiseen viestintään ja tiedottamiseen, eikä hyötyjä asukasviestinnän digiratkaisuista osata aina suhteuttaa oman taloyhtiön kohdalle.

“Tehokkuus, ajansäästö, palvelun laadun paraneminen tiedotuksen lisääntyessä, kustannussäästöt – näiden vuoksi suosittelisin digipalveluita muille isännöitsijöille ja taloyhtiöille”, sanoo Henri. “Näin on. Se helpottaa isännöinnin ja huollon sekä asukkaan arkea, ja on vielä lisäksi vastuullista liiketoimintaa”, jatkaa Annika.

Digitaalisten palveluiden oleellisimmat hyödyt Trio Isännöinnille ovat olleet:

• viestinnän ja tiedottamisen helppous sekä ajantasaisuus,
• isännöinnin ja huollon työajansäästö,
• laadukkaan ja hyvän palvelun tuottaminen asukkaille ja
• paperittoman liiketoiminnan tukeminen.

Digipalveluita käyttävissä taloyhtiöissä asukkaat ovat tyytyväisempiä

Trio Isännöinnin kokemus on, että digipalveluita käyttävissä taloyhtiöissä asukkaat ovat tyytyväisempiä. “Tulee myös vähemmän kysymyksiä, kun tiedottaminen on niin aktiivista ja helppoa. Joissain pienemmissä hanke- tai remonttitapauksissa ei ole tullut yhtään kysymystä”, kertoo Henri.

Isännöitsijälle taloyhtiön päätös digipalveluihin siirtymisestä on helpottava. “Onhan se positiivinen asia ja nykypäivää – niin asian tulisikin olla. Se vaan helpottaa niin paljon kaikkia osapuolia; tiedotus pelaa aktiivisesti ja asukkaat ovat tyytyväisiä”, Henri toteaa.

“Yleisesti ottaen digipalvelut lisäävät asumisviihtyvyyttä, kun porrasnäytöille saadaan esille kaikki tärkeät tiedotettavat, mutta myös paikallista tietoa, kuten julkisen liikenteen aikatauluja, sää ja uutisia”, tiivistää Annika. Trio on saanut asukkailta paljon positiivista palautetta. Porrasnäytöt ovat toimineet hyvin myös vanhemmalle asukasryhmälle, jotka eivät välttämättä seuraa muita sähköisiä viestintäkanavia.

Isännöintialan uudistumiseen liittyy myös digipalvelujen käyttöönotto

Isännöintialalla on paljon vanhanaikaisia käytänteitä ja myös paperia on totuttu käyttämään reilusti. Trio Isännöinnin neljän hengen tehotiimi työskentelee täysin paperittomasti ja arkistoi kaikki dokumentit sähköisesti. Toki isännöinti palvelee aina asiakasta kuunnellen, eli tarpeen mukaan dokumentit voidaan toimittaa myös paperisina.

“Isännöintiala on kehittynyt paljon, ja tulee varmasti kehittymään jatkossakin. Eihän sitä tiedä, mitä kaikkea vielä keksitään, mutta se on käynyt selväksi, että erilaisia asumista helpottavia palveluja kaivataan enemmän kuin ennen”, Annika kertoo.

Yhteistilat ja -hyödykkeet yleistyvät ja tukevat yhteisöllisyyden tarvetta

“Myös yhteisöllisyys nostaa päätään, ja taloyhtiöihin rakennetaan enenevässä määrin myös yhteistiloja. Toisena trendinä on yhteiskäyttöhyödykkeet, kuten autot”, Henri sanoo. “Viestintää ja tiedottamista on myös tärkeää kehittää sähköisten ratkaisujen avulla. Vanhanaikainen paperien tulostaminen ja jakaminen ei vaan toimi – se on usein aivan liian työläs prosessi”, Henri jatkaa.

Digitaaliselle varauskalenterille on myös selkeä tarve. “Vakituisten saunavuorojen käyttäjien vaihtuminen tuottaa hämmästyttävän paljon työtä. Jos vaikka yksi nimi vakivuorolle pitää vaihtaa, niin tulostetaan uusi lista, huoltomies kutsutaan hakemaan lappu ja hän ajaa kohteeseen vaihtamaan sen saunan oveen. Onhan se aivan turhan työlästä, kun helpomminkin voisi asian hoitaa”, toteaa Henri.

One4allin palvelukokonaisuus olisi selkein kaikille

Trio Isännöinnissä toivotaan, että kaikki digitaalisen asukasviestinnän palvelut olisivat One4allin kokonaisuutta, ja käyttöön otettaisiin porrasnäytöt sekä asukassovellus. “Se olisi selkein ja yksinkertaisin kaikille. Asukkaille voi olla hämäävää, jos on monta eri palvelua käytössä asumiseen liittyen”, sanoo Annika.

Porrasnäyttöjen näkymän räätälöintimahdollisuudet saavat Triolaisilta kiitosta, samoin kuin One4allin asiakastuen palvelu. “One4allin asiakastuelle ehdottomasti hyvää palautetta. Tuki toimii nopeasti ja palvelu on hyvää. Mahdolliset haasteet hoidetaan vauhdilla, tiedotus ja seuranta toimivat. On kivaa kun kysytään perään, että onko kaikki nyt ok”, Henri sanoo. Myös erilaiset rajapintamahdollisuudet kiinnostavat tulevaisuutta ajatellen.

Asukasviestintä lisää ymmärrystä myös taloyhtiön toiminnasta

Annika sanoo, että olisi mahtavaa, jos ihmiset osallistuisivat enemmän yhtiökokouksiin. Monelle hallitustyöskentely ja taloyhtiön dokumentit ovat suorastaan pelottavia ja tähän Triolla toivottaisiin muutosta.

“Oma asunto on kuitenkin yleensä se kallein omistus ihmisellä, joten olisi tärkeää olla mukana miettimässä, miten siitä omaisuudesta pidetään huolta. Monesti tuntuu, että oma asunto mielletään neljän seinän sisällä olevaksi, mutta tosiasiassa oman asunnon arvo ja sen säilyminen liittyy olennaisesti koko taloyhtiön kuntoon”, Annika sanoo. “Maanläheisempään tekemiseen voisi päästä myös, jos byrokratiaa hieman purettaisiin.”

Henri tuo esiin, miten oleellinen rooli asukasviestinnällä on, ja kuinka viestimällä enemmän voidaan lisätä ymmärrystä taloyhtiön asioista. Viestintä auttaa myös välttämään riitoja ja väärinymmärryksiä, kun tiedottamista on tarpeeksi.

Trion isännöitsijöiden periaatteisiin kuuluu selkeys, ja yhtiökokouksissa halutaan luoda ilmapiiri, jossa kynnys asioiden kysymiseen olisi mahdollisimman matala. Henri olikin hiljattain saanut mahtavaa palautetta: “Yhtiökokouksen jälkeen vanhempi rouva tuli sanomaan, että ensimmäistä kertaa hän oli ymmärtänyt jotakin yhtiökokouksessa – olihan se hämmentävä ja samalla palkitseva hetki”, Henri kertoo.

Trio Isännöinti

Trio Isännöinti on on turkulainen isännöintitoimisto, joka tarjoaa selkeää ja tavoitettavaa isännöintiä Turun seudun taloyhtiöille.

Trio Isännöinnin tavoitteena on tehdä hallitustyöskentelystä mutkatonta ja tarjota taloyhtiön asukkaille nopeaa ja asiantuntevaa palvelua sujuvan arjen takaamiseksi. Triolla käytetään isännöintialan kehittyneimpiä ohjelmistoja, jotka mahdollistavat monipuoliset sähköiset palvelut niin hallitukselle, osakkaille kuin vuokralaisillekin.