Uskaltaako isännöintiä vaihtaa?

Isännöinnin vaihtoa pidetään työläänä ja jopa vähän pelottavana muutoksena. Uskaltaako isännöintiä kilpailuttaa? Osaammeko laatia tarjouspyynnöt? Miten paljon lisätöitä tai kustannuksia taloyhtiölle tulisi vaihdon seurauksena? Mitä nykyinen isännöitsijä tai osakkaat ajattelevat, jos isännöinti kilpailutetaan? Mitä jos uusi onkin huonompi kuin nykyinen?

Isännöinnin kilpailutuksessa uskotaan olevan niin paljon epävarmuustekijöitä, että siihen ei juurikaan ryhdytä kuin pakon edessä, vaikka isännöintiin ei oltaisi ollenkaan tyytyväisiä. Huonoon palveluun turtuu nopeasti – varsinkin, jos ei ole kokemusta hyvästä palvelusta.

Oman isännöinnin palvelun laatua voi pohtia seuraavien kysymysten kautta:

tiedänkö, mitä asioita isännöitsijä on tehnyt taloyhtiön eteen?
onko isännöitsijä tuonut omatoimisesti esiin asioita, joiden avulla taloyhtiö voi esimerkiksi säästää kustannuksissa?
kertooko isännöitsijä, mitä taloyhtiössä kannattaisi seuraavaksi tehdä?
vastaako isännöitsijä puheluihin ja viesteihin ripeästi?
onko isännöitsijä tuonut selkeästi esille, mistä asioista laskutetaan erikseen ja mitkä tehtävät kuuluvat kiinteään hintaan?

Isännöinnin kilpailutus voi olla paikallaan, jos vastasit yhteenkin kysymykseen kielteisesti.

Miten isännöinnin kilpailutus ja vaihto sitten käytännössä tapahtuu? Asia ei ole ollenkaan niin työläs ja pelottava, mitä hallitus ehkä luulee.

Ammattitaitoinen isännöintitoimisto ymmärtää, että hallitus ei ole todennäköisesti koskaan kilpailuttanut isännöintiä eikä näin ollen odota, että hallitus osaisi toimittaa kaikki tarvittavat dokumentit ja kertoa, mitä isännöinniltä edes odottaa. Isännöinnin tehtävä on kartoittaa ja auttaa hallitusta selvittämään paras mahdollinen vaihtoehto taloyhtiölle. Pelkkä yhteydenotto riittää – isännöitsijä kertoo, mitä tietoja tarvitsee tarjousta varten.

Olemme Triolla panostaneet isännöinnin vaihdon sujuvuuteen ja helppouteen. Hallituksen tehtävä on vain irtisanoa nykyinen sopimus ja allekirjoittaa uusi – me hoidamme kaiken muun!

Isännöinnin vaihto etenee Triolla selkein askelin:

Voimassa olevan isännöintisopimuksen irtisanominen

Hallitus irtisanoo voimassa olevan isännöintisopimuksen. Irtisanominen täytyy tehdä kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla.

Sopimusasiakirjojen allekirjoitus

Lähetämme sopimusluonnoksen hallituksen nähtäväksi. Puheenjohtaja allekirjoittaa sopimuksen ja koko hallitus allekirjoittaa valmiin pöytäkirjan, jonka avulla saamme oikeuden hoitaa isännöinnin aloitukseen liittyvät tehtävät. Allekirjoitukset kerätään kätevästi sähköisellä allekirjoituksella.

Materiaalien siirto

Sovimme edellisen isännöinnin kanssa materiaalien siirrosta järjestelmäämme. Noudamme kaikki sähköiset ja paperiset tiedot ja hoidamme kaikki käytännön järjestelyt.

Asiakkuuden perustaminen

Perustamme taloyhtiön järjestelmäämme ja tallennamme kaiken mahdollisen materiaalin sähköiseen muotoon.

Tiedottaminen

Lähetämme asukkaille ja osakkaille tiedotteen isännöinnin vaihdosta. Isännöinnin aloitus ei vaadi mitään toimenpiteitä asukkailta tai osakkailta – vastikkeidenkin maksukin jatkuu yleensä nykyisillä maksutiedoilla. Ilmoitamme uuden laskutusosoitteen myös taloyhtiön palveluntarjoajille, joten taloyhtiön laskut löytävät heti oikeaan osoitteeseen.

Isännöinnin aloitus

Isännöintisopimuksen alkaessa kaikki on valmista ja toiminta jatkuu saumattomasti! Aloituksen jälkeen käymme vielä läpi mahdolliset avoimet asiat ja taloyhtiön muut käytännöt hallituksen kanssa.

Trion osaavaan tiimiin voit tutustua paremmin tästä.